(84) 4008-9490 Seg-Sex das 8h às 18h

contato@atijuridico.com.br

SIJAF

Blog da ATI

4 dicas de organização para advogados e escritórios

4 dicas de organização para advogados e escritórios de advocacia

Você já pensou como a organização no ambiente de trabalho pode afetar a sua produtividade? O espaço de trabalho influencia bastante o modo como o cérebro percebe e, assim, conduz as atividades. Um ambiente de trabalho organizado, onde cada coisa tem e está no seu lugar, é fator que contribue para melhoria da produtividade, uma vez que um referencial externo de organização ajuda também a organizar as nossas ideias e, por conseguinte, as atividades.

Pensando como podemos ajudar a organizar seu ambiente de trabalho e, assim, aumentar a produtividade, listamos abaixo 4 dicas de organização, as quais podem ser potencializados, utilizando o software jurídico de gestão, SIJAF, são elas:

Mantenha no ambiente de trabalho apenas o essencial

Será que o nosso ambiente de trabalho (incluo o meu) precisa estar sempre abarrotado de papéis e objetos sem função imediata? Um ambiente de trabalho limpo e ordenado é muito importante para iniciar os trabalhos. Ter apenas o essencial na mesa de trabalho ajuda a manter o foco, e produzir mais. O primeiro passo é decidir o que deve sair, e o que deverá ficar. Sem melindres, recomendamos deixar por perto apenas os objetos de uso diário. Na minha mesa ficam apenas canetas, agenda e um bloquinho de anotações, além do notebook. Os demais objetos e papéis de uso menos frequente ficam guardados em outro lugar.
Os papéis são uns dos grandes vilões da organização, especialmente em se tratando de um escritório de advocacia. A papelada é naturalmente acumulada em função do dia a dia da advocacia. Neste ponto, ressaltamos a funcionalidade de Digitalização de Documentos do SIJAF. Com o recurso da digitalização é possível anexar documentos em todos os módulos do SIJAF: modelos de petições, processos inteiros, documentos importantes, e tudo mais que julgar necessário. Ganham com isso advogados e gestores em agilidade e praticidade na busca de informação.

Crie – minimamente – uma rotina

Por vezes, escuto que a rotina do advogado é não ter rotina. São audiências, reuniões de última hora, prazos que surgem, novas diligências… Tudo isso é verdade, mas façamos uma mea culpa, queremos criar uma rotina? Organizar fluxos de trabalhos contribuem bastante para a melhora da produtividade, mas também trazem consigo a responsabilidade de serem cumpridos.

Sugiro criar uma rotina mínima, a fim de estabelecer dia e hora para atividades próprias da advocacia, por exemplo, estabelecendo dia e hora para estudar sobre as teses defendidas, separar um momento para diligenciar os processos mais antigos ou que estejam há mais tempo parados. Não há regra absoluta, deve-se observar a realidade de cada profissional e dos escritórios, para criar fluxos possíveis de serem realizados. Portanto, deixo aqui a reflexão: quais atividades do meu cotidiano posso estabelecer dia e hora para serem realizadas? Feito o levantamento, cumpra-o.

Confira sua agenda no dia anterior

Um dos fatores que mais me faziam perder tempo no passado era não saber por onde começar os trabalhos. Todos temos muitas atividades para fazer ao longo do dia. No caso de vocês, advogados, são audiências, reuniões, peças para escrever e etc. Não saber por onde começar ou, pior, chegar no escritório quando deveria estar a caminho do fórum rouba um tempo precioso do dia.
Conferir a agenda do dia seguinte na noite anterior ajuda e organizar as ideias. A mente começa a se preparar e nós a planejar o que terá que ser feito, quais atividades serão primeiro cumpridas, além de evitar que algum compromisso seja esquecido. Caso os compromissos do dia seguinte ainda não estejam listados na agenda (física ou virtual), liste-os na noite anterior e comece  a produzir assim que chegar no seu ambiente de trabalho, uma vez já saber o que deverá ser feito.
Também trazemos como dica a utilização da Agenda de Compromissos do SIJAF, nela é possível listar todas suas atividades, de cunho profissional e pessoal, além de distribuir prazos e processos, graças a integração do SIJAF com a captura das publicações oficiais. A agenda do SIJAF também alerta por e-mail, com a antecedência desejada, os eventos que estão por vir, evitando que compromissos importantes, como os prazos, sejam esquecidos.

Para mais organização: relatorize e informe-se

Ok, talvez a palavra acima nem exista. A questão é a seguinte: tire relatórios com frequência, conheça bem o seu escritório, seus clientes, as demandas que tomam mais tempo do seu trabalho. Conhecer profundamente o seu negócio o ajudará a conduzi-lo em todos os tempos, de crise ou de oportunidades. Além de deixa-lo, também, mais organizado. O SIJAF oferece um enorme gama de relatórios, em todos os seus módulos. O que possibilita aos advogados conhecer, organizar e gerenciar escritórios de advocacia de todos os portes.
Espero que tenham gostado das dicas. E que elas possam ser úteis para ajudar na criação de uma rotina mais organizada e produtiva.
Artigo escrito por mim, Pedro Motta, advogado de formação e OAB. Até que decidi migrar para o Marketing, em especial para a área da Comunicação Digital, redes sociais, blogs e afins.

Também estamos presente no  icone-google-plus IconeFacebook iconeInstagramicone-app-linkedin

Deixar uma Resposta



POCKET JURÍDICO