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[ATUALIZAÇÃO 2019] Advogar melhor e aumentar a produtividade com 4 dicas de organização

Dicas de organização para advogar melhor

Você já pensou como a organização no ambiente de trabalho pode afetar a sua produtividade? O espaço de trabalho influencia bastante o modo como o cérebro percebe e, assim, conduz as atividades. Manter o escritório organizado, com cada coisa em seu lugar, é essencial para advogar melhor. A organização é fator que contribui inclusive para o aumento da produtividade. Isso ocorre pois um referencial externo de organização ajuda também a organizar as nossas ideias e, por conseguinte, as atividades.

 

Contudo, a organização vai além do ambiente físico de trabalho. Para o advogado em especial, o tempo é fator que não pode ser desperdiçado, e isso só será possível com organização e planejamento prévio dos afazeres.

 

Pensando como podemos ajudar a organizar o seu ambiente de trabalho e, assim, aumentar a produtividade e advogar melhor, listamos 4 dicas de organização. São elas:

Mantenha no ambiente de trabalho apenas o essencial

Será que o nosso ambiente de trabalho precisa estar abarrotado de papéis e objetos sem função (imediata)? Um ambiente de trabalho limpo e ordenado é muito importante para dar início aos trabalhos. Ter apenas o essencial na mesa de trabalho ajuda a manter o foco, e produzir mais. O primeiro passo é decidir o que deve sair, e o que deverá ficar. Sem melindres, recomendamos deixar por perto apenas os objetos de uso diário. Por exemplo, canetas, agenda, bloco de notas, livros que estejam sendo usados e o notebook. Os demais objetos e papéis de uso menos frequente ficam guardados em outro lugar.

 

Crie – minimamente – uma rotina para advogar melhor

Por vezes, escuto que a rotina do advogado é não ter rotina. São audiências, reuniões de última hora, prazos que surgem, novas diligências… Tudo isso é verdade, mas faça-se uma mea culpa, se quer criar uma rotina? Organizar fluxos de trabalhos contribuem bastante para a melhoria da produtividade. E como consequência trazem consigo a responsabilidade de serem cumpridos.

 

Sugerimos criar uma rotina mínima, a fim de estabelecer dia e hora para atividades próprias da advocacia. Por exemplo, estabelecendo dia e hora para estudar sobre as teses defendidas. Separar um momento para diligenciar os processos mais antigos ou que estejam há mais tempo parados. Não há regra absoluta, deve-se observar a necessidade de cada momento e fazer adequações, sem desconsiderar a realidade de cada profissional e escritórios. Portanto, deixo aqui a reflexão: quais atividades do meu cotidiano posso estabelecer dia e hora para serem realizadas? Feito o levantamento, cumpra-o.

Confira sua agenda no dia anterior

Um dos fatores que mais fazem os profissionais perderem tempo é não saber por onde começar os trabalhos do dia. Todos temos muitas atividades para fazer ao longo do dia. No caso dos advogados, são audiências, reuniões, peças para escrever e etc. Não saber por onde começar ou, pior, chegar no escritório quando deveria estar a caminho do fórum, por falta de organização, provoca uma grande perda de tempo.

 

Conferir a agenda do dia seguinte na noite anterior ajuda e organizar as ideias. A mente começa a se preparar e nós a planejar o que terá que ser feito, quais atividades serão primeiro cumpridas, além de evitar que algum compromisso seja esquecido. Caso os compromissos do dia seguinte ainda não estejam listados na agenda (física ou virtual), liste-os na noite anterior e comece  a produzir assim que chegar no seu ambiente de trabalho. Fazer listas das atividades é uma dica simples, que continua sendo válida.

 

Também trazemos como dica a utilização da Agenda de Compromissos do software jurídico de gestão SIJAF. Nela é possível listar todas suas atividades, de cunho profissional e pessoal, além de distribuir prazos e processos, graças a integração do SIJAF com a captura das publicações oficiais. A agenda do SIJAF também alerta por e-mail, com a antecedência desejada, os eventos que estão por vir, evitando que compromissos importantes como os prazos sejam esquecidos.

Utilize das informações que você já tem

A questão é a seguinte: tire relatórios com frequência, conheça bem o seu escritório, seus clientes, as demandas que tomam mais tempo do seu trabalho. Conhecer profundamente o seu negócio o ajudará a conduzi-lo em todos os tempos, de crise e oportunidades. Além de deixa-lo, também, mais organizado. Novamente, o software jurídico SIJAF traz a solução, com uma enorme gama de relatórios. O que possibilita aos advogados conhecer, organizar e gerenciar seus processos, clientes e o próprio escritório.

 

Espero que tenham gostado das dicas. E que elas possam ser úteis para ajudar na criação de uma rotina mais organizada e produtiva, e que assim possam advogar melhor.
Artigo escrito Pedro Motta, advogado de formação e OAB. Até que decidiu migrar para o Marketing e Comunicação Digital, com foco na área jurídica.

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