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Gestão do conhecimento para escritórios de advocacia

 

“a única vantagem sustentável que uma empresa possui, é aquilo que ela coletivamente sabe, a eficiência com que ela usa o que sabe e a prontidão com que ela adquire e usa novos conhecimentos”.

Davenport & Prusak (1998)

 

INTRODUÇÃO

A revolução digital imposta pelo mercado global tem influenciado os modelos de negócios que possuem a sua principal base em prestação de serviços, como é o caso da advocacia. Em resposta a esta influencia os escritórios e departamentos jurídicos tem travado uma busca incessante por aperfeiçoamento no seu processo de gestão. O objetivo é gerar maior valor para seus clientes e se diferenciar da concorrência, que a cada dia está mais agressiva. A Gestão do Conhecimento para estes profissionais, vem se apresentando como um processo estratégico de recursos tecnológicos e humanos, essenciais para a construção de diferenciais competitivos diante desta dinâmica apresentada pelo mercado.

Neste contexto, os operadores do direito têm que se repensar como estruturas de negócios de prestação de serviços com base em informações e conhecimentos aplicados, construindo competências para lidar com estes ativos intangíveis de forma estratégica.

 

O QUE É GESTÃO DO CONHECIMENTO?

Na construção do entendimento da Gestão do Conhecimento é fundamental tomar por base os conceitos de dado, informação, conhecimento, constituindo por fim o processo de Gestão do Conhecimento. Para Davenport e Prusak (1998), o conhecimento é uma condensação de valores, informação e experiência incluindo reflexão, síntese e contexto pelo indivíduo. Sua concepção possui aspecto subjetivo onde o indivíduo atribui à informação, por meio de suas crenças, valores, insights, um significado gerando assim o conhecimento. Os autores apresentam um comparativo de características do conhecimento, dado e informação, representado pelo Quadro 1 a seguir.

Quadro 1: Dados, informação e conhecimentoGestão do conhecimento na advocacia

Fonte: Davenport e Prusak (1998, p. 18).

 

O conhecimento é um ativo organizacional que vai além do acumulo e condicionamento de informações ou experiencias vividas, ele, o conhecimento, é um produto resultante desta interconexão entre as informações e as experiencias em contexto aplicado para um objetivo.

Em uma explicação mais técnica Campos (2007, p.113) argumenta que:

O processamento de conhecimento é uma atividade contínua e persistente pela qual os agentes gerenciam (manipulam, controlam, organizam, facilitam) outros agentes, componentes, artefatos e atividades de produção e integração de conhecimento, com o propósito de criar, manter e compartilhar uma base orgânica e unificada de conhecimento.

Observamos que o grande desafio dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos na atualidade está em construírem processos e adotarem ferramentas para uma melhor competitividade em um mercado cada dia mais dinâmico.

É neste contexto que Silva (2002, p. 142) destaca:

Nos dias atuais, o impacto causado pela acentuada evolução da tecnologia da informação na sociedade, bem como as modificações resultantes de um modelo econômico que prega uma competitividade intensa, tem causado significativas mudanças na forma como as organizações devem se estruturar e trabalhar com o conhecimento para desenvolver novos produtos, novos processos e novas formas organizacionais.

Entendemos aqui que a Gestão do Conhecimento se desenvolve com a organização das tecnologias e processos de trabalho focando no conhecimento humano, contido entre os colaboradores, em processos que buscam utiliza-los de maneira inteligente, aumentando o desempenho e a vantagem competitiva.

 

GESTÃO DO CONHECIMENTO EM AMBIENTES JURÍDICOS

Partindo da premissa de que a Gestão do Conhecimento influencia a cooperação dos colaboradores e compartilhamento de informações estratégicas das diferentes áreas da organização, potencializando a eficiência e a eficácia dos resultados e maximizando a satisfação do cliente, devemos observar as atividades de tratamento de dados e informações inerentes aos processos de trabalho dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos como:

Como os dados são captados e armazenados no escritório?

Como já vimos anteriormente os dados são registros estruturados de transações e matéria-prima essencial para a criação da informação. A forma como eles são captados, armazenados e classificados consistem em um fator primário para o processo de gestão do conhecimento. Os dados em um escritório de advocacia geralmente estão relacionados clientes, processos, contratos, eventos e financeiro do escritório/departamento. O objetivo aqui é entender como os dados são criados, identificados, recebidos, organizados e armazenados.

Uma base de dados bem alimentada, organizada e atualizada é um fator estratégico para os processos de trabalho de um escritório de advocacia, por isso, os colaboradores que executam atividades de manutenção desta base devem estar devidamente orientados e comprometidos com a relevância desta operação.

Ter os dados corretamente armazenados dos processos possibilita uma posterior analise para se ter a informação de quais processos podem gerar maior retorno financeiro em uma visão programada de espaço de tempo. Ou relaciona-los aos dados de eventos e poder construir um planejamento de ações para os processos que serão mais exigidos em termos de audiências, contestações e reuniões com clientes dentro do mês.

Como as informações são geradas e analisadas pelos escritórios?

Partindo do entendimento que informação se compõe de um conjunto de dados relacionados com um proposito definido dentro de um contexto, passível de analise e interpretação por parte de quem utiliza, devemos observar no escritório a forma como as normas e procedimentos são operacionalizadas para que a integração dos dados possa gerar informações consistentes, e assim, obter-se a análise eficiente para o objetivo que aplica.

As informações em um escritório de advocacia podem ser provenientes, em aspectos gerais, de dois contextos de trabalho. São eles:

  1. Formais: são dados e informações que estão no contexto de domínio do escritório e geralmente estão relacionados a cadastro de clientes, informações dos processos, documentos produzidos internamente, utilização de jurisprudências e a literatura teóricas.
  2. Informais: são obtidas em seminários, congressos, visitas a clientes, experiencias dos advogados e capital intelectual dos colaboradores.

A identificação e tratamento dados formais e informais constituem a base do processo de gestão do conhecimento para os negócios.

Como o conhecimento pode ser gerenciado pelos escritórios?

É certo que a revolução digital envolve os operadores do direito em um contexto de diversos dispositivos e processos que geram milhares de informações diariamente. Gerenciar estas informações passou a ser um desafio, mas para transformar informações em ativos organizacionais de valor, comparável aos recursos financeiros e humanos, é preciso transforma-las em um insumo de propriedade do escritório, neste caso, o conhecimento.

Para melhor entendimento deste processo de conversão do conhecimento em ativo organizacional, devemos entender a classificação básica de conhecimento tácito e conhecimento explícito, e como eles se apresentam no processo de gestão do conhecimento. Em resumo, conhecimento tácito é o que não foi formalizado, é o que é falado, pensado, que está na cabeça dos colaboradores. Já o conhecimento explícito é o que está escrito, gravado, publicado, ou seja, formalizado pela organização (NONAKA e TAKEUCHI, 1997, p. 65).

Entendendo que a conversão conhecimento tácito em conhecimento explícito deve ser trabalhada como uma integração de atividades, ferramentas e pessoas, mas como um processo que busca gerar um resultado específico, SABOYA (2007) propõe as seguintes fases para este processo de gestão do conhecimento em qualquer organização:

  • socialização;
  • externalização;
  • combinação;
  • internalização.

A socialização

É entendia como o processo de compartilhamento de dados, informações, conhecimentos e experiências individuais, provenientes de sistemas, documentos, literaturas, clientes e colaboradores.

Entre as técnicas socialização do conhecimento apontamos:

Brainstorm: também conhecida por “tempestade de ideias”, é uma reunião em grupo com objetivo de debater sobre soluções para problema específico, estimulando o compartilhamento de informações para construções de possíveis soluções para o problema. É importante destacar que os colaboradores ao participarem de um processo tão importante, eles se sentem mais integrados a empresa, contribuindo para o crescimento organizacional de forma coletiva.

Redes colaborativas: as Redes Colaborativas promovem a construção conjunta de processos, serviços e estratégias. Através desta técnica é possível formatar processos de Gestão do Conhecimento integrando a organização em uma cultura colaborativa focada em resultados.

Benchmarking: esta técnica visa ao desenvolvimento de estudos através de comparação com as melhores práticas dos concorrentes líderes de mercado ou com empresas de ramos similares de referenciais em excelência.

Nesta fase do processo de Gestão do Conhecimento utiliza-se estas técnicas para socializar o conhecimento tácito dos indivíduos, aquele conhecimento, como nos já vimos, que está desfragmentado e ainda não foi formalizado pela organização.

A externalização

Nesta fase busca-se a conversão do conhecimento tácito em conceitos explícitos provocados pelo diálogo dos colaboradores, geralmente envolvendo as técnicas da fase de Socialização. Tem por objetivo principal a formalização, através do registro documentado, do conhecimento tácito proveniente da coletividade.

A combinação

Nesta fase trabalha-se a sistematização dos conceitos explícitos coletados e formalizados na fase de Externalização, convertendo em conhecimento explícito, através da classificação, categorização e combinação dos conceitos em um contexto de objetividade do negócio da organização. Este processo pode ser trabalhado e formalizado em reuniões, treinamentos, workshops, grupos de trabalhos e manuais desenvolvidos internamente.

A internalização

A internalização é simplesmente “o processo de incorporação do conhecimento explícito no conhecimento tácito” (NONAKA e TAKEUCHI, 1997, p.77), provocando mudança e enriquecimento das práticas individuais, grupais e coletivas, após o entendimento dos conceitos explícitos trabalhados na fase de Combinação.

Compreende-se assim que este processo segue um fluxo dinâmico e continuo  onde as quatro fases interagem entre si em uma espiral de transformação do conhecimento. (NONAKA e TAKEUCHI, 1997, p.67) propões a seguinte representação no entendimento deste ciclo de transformação.

Quadro 02: Fases na gestão do conhecimento.Quadro para o artigo Gestão do Conhecimento

Fonte: Nonaka e Takeuchi, 1997, p.67.

Para os mesmos autores, o “conhecimento humano é criado e expandido através da interação social entre conhecimento tácito e o conhecimento explícito” (Nonaka e Takeuci, 1997, p.67). Esta dinâmica social entre indivíduos pode variar em termos de qualidade e quantidade. Nesta linha de visão, a gestão do conhecimento tem problemática de trabalhar o conhecimento pessoal e individual dos colaboradores (tácito) em conhecimento formal organizacional (explícito) em um processo dinâmico de interativo.

Artigo escrito por Emmanoel Monteiro, mestre em engenharia de software, Diretor de Tecnologia da ATI Jurídico.

 

REFERENCIAS

CAMPOS, L. F. de B. A análise da nova gestão do conhecimento: perspectivas para abordagens críticas. Perspectivas em ciência da informação, Belo Horizonte, v. 12, n. 1, p. 104-122, jan./abr. 2007.

DAVENPORT, Thomas H.; PRUSAK, Laurence. Conhecimento Empresarial; como as organizações gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, 1998.

NONAKA, Ikujiro e TAKEUCHI, Hirotaka. Criação do Conhecimento na Empresa: como as empresas geram a dinâmica da inovação. Rio de Janeiro: Campus,1997.

SABOYA, Francisco. Informação, conhecimento e gestão empresarial: uma abordagem para a competitividade e melhoria dos serviços. Texto elaborado para uso na disciplina Gestão da Tecnologia da Informação. Curso: MBA Especialista em Gestão do Ministério Público. Recife: FCAP/UPE, 2007.

SILVA, S. L. Informação e competitividade: a contextualização da gestão do conhecimento nos processos organizacionais. Ciência da informação, Brasília, v. 31, n. 2, maio/Ago. 2002

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